Gestire i documenti in modo ordinato ed efficiente è essenziale. Contratti, relazioni peritali, fatture elettroniche e comunicazioni interne devono essere sempre aggiornati, facilmente accessibili e ben organizzati. Nel caso di un’agenzia assicurativa, la gestione documentale avveniva tramite un sistema di cartelle condivise. Una soluzione pratica all’inizio, ma che nel tempo ha mostrato i suoi limiti: file duplicati, versioni non aggiornate e difficoltà a trovare rapidamente i documenti giusti.

Questa situazione ha generato rallentamenti nei processi, rischio di errori e perdita di tempo prezioso. Da qui è nata l’esigenza di ripensare il sistema, per renderlo più chiaro, strutturato e affidabile.

Gestione documentale efficace e sicura

Per risolvere le criticità emerse, era necessario strutturare un sistema che permettesse agli operatori di lavorare in modo coordinato, con accesso immediato ai documenti collegati a ciascuna pratica, evitando sovrapposizioni e assicurando che fosse sempre disponibile la versione aggiornata di ogni file.

Partendo da queste esigenze, utilizzando la piattaforma DocsMarshal è stata progettata un’architettura digitale basata su due elementi centrali:

Visualizzazione multipla dei documenti correlati

Uno degli aspetti critici del sistema precedente era l’impossibilità di consultare in modo simultaneo documenti tra loro correlati, come ad esempio fatture elettroniche, relazioni peritali o allegati tecnici riferiti alla medesima pratica.

La consultazione richiedeva il passaggio manuale tra diverse cartelle e applicazioni, con inevitabili perdite di tempo e margini di errore. Nel nuovo modello implementato, i documenti sono organizzati in classi documentali: insiemi strutturati che aggregano file in base a criteri funzionali. A ciascuna classe possono essere associati diversi documenti, rendendo possibile una visualizzazione contestuale e simultanea degli stessi. L’interfaccia consente di eseguire una vista multipla tramite preview panel: pannelli che mostrano l’anteprima dei documenti collegati, all’interno di un’unica schermata di lavoro. Questo approccio permette un’analisi rapida e coerente dei contenuti, migliorando l’efficienza nelle attività di verifica e controllo.

Portale documentale

È stato implementato un portale documentale centralizzato, pensato per diventare il punto di accesso unico a tutti i contenuti informativi e operativi dell’agenzia. L’interfaccia, accessibile da qualsiasi dispositivo aziendale, consente agli utenti di orientarsi rapidamente tra le sezioni principali: aggiornamenti, documenti personali, materiali tematici e contenuti in fase di pubblicazione.

Ogni area del portale è strutturata per profilare l’accesso in base al ruolo dell’utente, garantendo visibilità selettiva, aggiornamenti in tempo reale e una gestione controllata delle versioni. Le funzioni di ricerca avanzata permettono di individuare rapidamente file e allegati specifici, riducendo i tempi di consultazione e il rischio di errore.

Il risultato è un sistema più ordinato, funzionale e sicuro, che agevola la gestione documentale sia per le funzioni amministrative che per quelle tecniche. Ogni documento ha ora una posizione definita, una cronologia di modifiche tracciabile e un ciclo di approvazione strutturato.

Questo progetto rappresenta un esempio di come l’utilizzo di strumenti digitali avanzati possa migliorare l’efficienza interna, ridurre gli errori e offrire un servizio più reattivo e preciso ai clienti.

Un’esperienza che DIM Group continua a replicare in altri contesti con un approccio basato sulle reali esigenze operative.