Rendicontare il lavoro svolto non serve solo per chiudere le fatture a fine mese: è un passaggio chiave per misurare le prestazioni e migliorare i processi. Quando lo fa un impianto o attrezzatura automatizzata, tutto fila liscio. Ma nelle PMI, spesso tocca al proprio dipendente – povera anima multitasking – arrangiarsi tra fogli Excel e moduli cartacei.

Nel caso analizzato, l’azienda gestiva le richieste di supporto e la consuntivazione con strumenti separati. Il momento del report era un incubo operativo: e-mail, call, riunioni e telefonate a non finire tra clienti e colleghi.

Un lavoro lungo, spesso invisibile, che portava solo a tempo perso, dati discordanti e un calo generale di efficienza operativa (e di pazienza).

Per superare queste criticità, utilizzando il software DocsMarshal, è stato adottato un modello operativo basato su un ambiente digitale integrato, in due aree funzionali: un portale per la gestione delle richieste di assistenza e una sezione specifica per la consuntivazione dei rapportini.

Le richieste sono inserite direttamente online, classificate e monitorate in tempo reale con stati di avanzamento definiti (in lavorazione, autorizzate, evase, rifiutate). Lo storico degli interventi è immediatamente consultabile, eliminando documenti dispersi e dubbi operativi. La comunicazione con il cliente stesso è stata resa più fluida creando un ambiente di lavoro in grado di tracciare ed indirizzare le richieste in modo automatico alle risorse adeguate, garantendo monitoraggio e tempestività delle risposte.

Terminata l’attività, gli operatori compilano rapportini digitali già integrati con anagrafiche clienti, risorse coinvolte e commesse . La rendicontazione avviene in un’unica schermata, dove sono immediatamente visibili data, tipologia dell’attività svolta e ore impiegate . Questo sistema evita trascrizioni manuali, riduce errori di inserimento e accelera i tempi di rendicontazione.

Elemento cruciale è l’interfacciamento diretto con il gestionale. Non parliamo di un semplice passaggio di dati, ma di un flusso operativo integrato: anagrafiche e informazioni contrattuali vengono automaticamente aggiornate, permettendo un controllo costante e coerente in ogni fase. L’eventuale flusso di approvazione prima di una fatturazione o di una rendicontazione di reparto è completamente automatico, portando tutte le informazioni necessarie ai decisori.

Dalla richiesta alla fattura, senza deviazioni

Il risultato finale è un percorso operativo definito:

Richiesta → Attività→ Rapportino → Approvazione → Fatturazione

Un flusso tracciabile lineare e immediato che riduce drasticamente margini d’errore e tempi operativi eliminando passaggi manuali superflui.

Digitalizzare processi di questo tipo permette di controllare concretamente l’efficienza dei processi, generando risultati tangibili. Una gestione integrata di richieste e rendicontazioni produce vantaggi operativi, amministrativi e gestionali immediati.

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