Scorte, spazi e acquisti sono problemi comuni della gestione magazzino di qualsiasi azienda. Ecco come risolverli con successo…

La gestione di magazzino, e più in generale della logistica, per una azienda hanno sempre ricoperto una importanza secondaria, almeno agli occhi degli imprenditori che spesso si sono focalizzati su altre funzioni.

Solo da una decina d’anni a questa parte si sta iniziando ad apprezzare davvero l’importanza strategica di questi aspetti.

Sicuramente, l’avvento della pandemia ha fatto in modo che molti più imprenditori guardassero a queste funzioni non più esclusivamente da un punto di vista finanziario e contabile, ma soprattutto da un punto di vista operativo e strategico.

Insomma, la gestione di magazzino è tornata cruciale per un numero sempre maggiore di imprese.

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La domanda che molti imprenditori si stanno ponendo

Quanti imprenditori si stanno ora ponendo il quesito: come dovrebbe essere il mio magazzino e la mia logistica per evitare tutti i problemi sulle forniture che ho avuto nei mesi scorsi?

Te lo sei chiesto anche tu?

Continua a leggere e avrai la risposta che stavi cercando.

Iniziamo col dire che si potrebbe scrivere un libro nel tentativo di rispondere a questa domanda…

Ma se vogliamo provare a darne una risposta in pochissime parole, possiamo affermare che, come per gli altri ambiti aziendali (produzione, vendite, hr, ecc), anche per la logistica va mantenuto un punto di equilibrio sufficientemente dinamico e flessibile.

Un equilibrio in grado di bilanciare in modo adeguato la domanda del proprio mercato con l’offerta della propria filiera, garantendo una adeguata marginalità all’impresa. Questo punto di equilibrio va quindi costantemente monitorato e gestito in modo opportuno.

Gestione di magazzino: una premessa necessaria

Per comprendere davvero a fondo l’argomento, dobbiamo fare un passo indietro.

La gestione del magazzino e della logistica, ereditata dal periodo di forte crescita economica che ha caratterizzato la fine del 1900, mostra molte caratteristiche che male si integrano con i nuovi mercati che stiamo vivendo e che vivremo in futuro.

Insomma, i modelli di gestione utilizzati in passato (che spesso si basavano su scorte importanti e massicce) non sono più attuali né attuabili.

Sicuramente, queste stesse caratteristiche hanno contribuito a complicare la gestione della produzione durante il COVID. Se volessimo individuare 3 criticità principali comuni a moltissime aziende che sono accentuate dalla pandemia sarebbero senza dubbio:

  • la gestione delle scorte di sicurezza
  • la gestione degli spazi
  • la gestione degli acquisti

Vediamole insieme…

La gestione delle scorte

Lo abbiamo accennato poco fa introducendo il tema dei modelli di gestione di magazzino superati… La teoria sul “just-in-time” non trova ancora una semplice e conveniente applicabilità in una realtà imprenditoriale medio piccola.

La gestione delle scorte di sicurezza è ancora una attività fondamentale, ma non può essere delegata ad un valore di cui ci dimentichiamo l’esistenza in qualche schermata del nostro sistema gestionale. Questo approccio sta portando i magazzini delle aziende a gonfiarsi sempre più di articoli obsoleti ed aumenta i problemi di qualità dei materiali riscontrati quando questi raggiungono il reparto produttivo.

Questa attività deve assolutamente essere svolta in stretta e costante collaborazione con il reparto vendite, ma soprattutto con i nostri fornitori. Le previsioni di vendita devono essere aggiornate e condivise con regolarità almeno mensile e devono poter fornire una visibilità, pesata sulle probabilità di vendita stimate dai commerciali, nel breve, nel medio ed anche nel lungo termine. A ritroso poi vanno rivalutati tutti i valori di scorta minimi da voler tenere nel proprio magazzino valutando diversi fattori: probabilità di vendita, lead time e lotti minimi del fornitore, rischio di invecchiamento e danneggiamento, costi di trasporto. Si individuano i codici i cui valori di scorta minima “a sistema” maggiormente si scostano dai valori ricalcolati e per questi vanno interpellati i relativi fornitori.

Questa gestione deve dar vita ad una collaborazione più stretta con la propria rete di fornitura con la quale dovrà essere possibile valutare di volta in volta la migliore gestione delle scorte: kanban, conto deposito, a commessa, resi, ecc.

La gestione degli spazi

Come il tempo, anche lo spazio sta sempre di più assumendo una propria importanza economico-finanziaria a supporto delle scelte strategiche di un’azienda.

Le dinamiche sempre più eclettiche dei diversi mercati e le sempre più frequenti personalizzazioni richieste dai clienti complicano moltissimo l’attività di chi deve cercare di realizzare dei piani produttivi efficienti.

Risultato?

Reparti di logistica e magazzino talmente saturi che spesso si è perfino obbligati ad invadere gli spazi all’interno dei reparti produttivi. Per questo motivo moltissime aziende si trovano in situazioni di saturazione esasperata di qualsiasi spazio disponibile.

Anche la gestione degli spazi rappresenta una attività troppo spesso lasciata all’improvvisazione, dove quindi l’operatore logistico dovrà trovare “un buco da qualche parte” quando sarà il momento.

Questo approccio è garanzia di intasamento degli spazi, ma soprattutto di una forte inefficienza dei processi di logistica: sempre più spesso vedremo i nostri operatori di produzione e logistica girovagare nello stabilimento occupati da attività senza alcun valore aggiunto come ad esempio ricercare o spostare il materiale da una parte all’altra dell’azienda.

Come per la produzione, specialmente quando il flusso dei materiali è molto elevato, anche la gestione degli spazi deve avvenire attraverso una progettazione dei layout adeguata a periodi di picco che si possono prevedere nell’arco dell’anno, ed una pianificazione delle ubicazioni che sia dinamica, flessibile e soprattutto che viaggi a pari passo con la pianificazione della produzione.

In altre parole, quando entra una nuova commessa, oltre a panificare su quali impianti e con quali persone andrò a produrla, dovrò essere in grado di stabilire subito questi processi:

  • pianificare quando dovrà arrivare la materia prima
  • dove la metterò per renderla disponibile alla produzione in modo efficiente
  • dove posizionerò il materiale in wip e semilavorati per garantire un flusso efficiente dei materiali e delle persone in produzione
  • dove posizionerò i prodotti finiti in modo da rendere efficiente la fase di spedizione.

Questo approccio di gestione magazzino, oltre a consentire una maggiore efficienza degli operatori, permetterà di essere sempre a conoscenza dell’esatta posizione dei materiali all’interno della propria azienda.

Infine, un consiglio su un tema probabilmente scontato per molti, ma ancora sottovalutato da troppi: ricordati che il magazzino si può sviluppare in verticale e non solo in orizzontale. La verticalizzazione, quando possibile è una scelta più conveniente.

 

Gestione degli acquisti

Chiaramente, i fornitori giocano un ruolo fondamentale e strategico nella gestione di magazzino ottimale.

È ovvio che il rapporto di empatia e coesione con i nostri fornitori può fare la differenza.

Ma non è tutto.

Da un punto di vista teorico, sarebbe ottimale poter gestire i propri fornitori come dei supermarket dove poter andare all’occorrenza ad acquistare quello che serve nella quantità e qualità che si desidera.

In realtà la scelta di un fornitore è uno dei compiti più complessi di un’impresa in quanto si ha a che fare con dinamiche sulle quali non è possibile avere il controllo, ma che nel contempo sono assolutamente strategiche per la soddisfazione dei nostri clienti. Per questo motivo il rapporto con il fornitore va costruito e continuamente coltivato.

Quanto spesso ci troviamo nelle situazioni complicate di questo tipo:

  • fornitori che non consegnano nei tempi richiesti
  • fornitori che consegnano materiale difettoso
  • fornitori che consegnano in qualsiasi momento della giornata e della settimana.

Pensaci un istante…

Quante volte ti è capitato di dover mandare uno dei tuoi operatori a ritirare un prodotto per velocizzare le consegne oppure ti sei trovato a discutere sulle quantità effettivamente consegnate, su problemi di qualità del materiale contestati dai nostri clienti, fermi produttivi dovuti a materiali non conformi?

Tutto ciò avviene quando si trascura il rapporto con la propria rete di fornitura e quando si tralascia quest’ultima dal processo di crescita e sviluppo dell’azienda pensando che in qualche modo poi i fornitori si adegueranno.

La gestione degli acquisti deve andare ben oltre l’emissione di un ordine di acquisto.

Il fornitore va reso partecipe delle dinamiche e delle prospettive della nostra azienda.

Insieme al fornitore vanno individuate delle procedure che siano il compromesso ottimale tra la loro operatività e la nostra. Una volta definite tali procedure, queste devono essere continuamente monitorate ed adeguate alle nuove esigenze che nel tempo evolveranno.

Va quindi definito e ben chiarito qual è il livello di servizio che ci attendiamo dal fornitore, quali sono i controlli sui prodotti che devono essere fatti prima della spedizione e con quali documenti possono essere documenti tali controlli, in quali momenti della giornata e della settimana devono avvenire le consegne, in che modo devono essere imballati i materiali, qual è il tempo di preavviso necessario, se serve o meno il sollecito preventivo della consegna…le regole di tali procedure possono essere molte e sono sicuramente specifiche da azienda ad azienda come da fornitore a fornitore.

Questo continuo dialogo deve essere l’attività principale e quotidiana di un reparto acquisti di ogni azienda. Da non dimenticare inoltre di mantenere attiva con regolarità la ricerca costante di nuovi fornitori alternativi, gestendo quindi attività di campionatura, test e pre-serie, specialmente sui materiali maggiormente strategici per il nostro prodotto. Quest’ultima attività sembra spesso non necessaria, specialmente quando si è particolarmente soddisfatti dei fornitori attuali.

In realtà, seppur nella maggior parte dei casi non porta ad un cambiamento di fornitore, permette di mantenere la nostra azienda attiva e conosciuta nella propria filiera, ma soprattutto permette alla nostra organizzazione di mantenersi aggiornata sui nuovi trend, le nuove opportunità, le soluzioni innovative del proprio mercato di riferimento e poter quindi farsi trovare pronta e reattiva a sfruttare ogni possibile vantaggio competitivo che possa derivare dalla filiera di fornitura.

Provate a guardare ai vostri magazzini ed ai vostri processi di logistica tenendo a mente i tre punti sopra descritti. Se trovate alcune delle caratteristiche sopra descritte, provate ad applicare i semplici consigli che vi ho dato prima di pensare di espandere il vostro stabilimento oppure inserire della tecnologia.

Il processo e le persone sono il cuore e la mente di ogni azienda, mentre la tecnologia è solamente il braccio. Digitalizzare o dare più spazio ad un processo inefficiente non porta ad un miglioramento delle prestazioni di tale processo, ma semplicemente rende lo spreco e le perdite da esso generate più diffuse, più consistenti e più veloci.